1 / Le daily meeting

Premier épisode du podcast Agile BIM sur le daily meeting dans un projet d'architecture

Agile BIM podcast 1 / Le daily ou standup meeting

A propos du Podcast AgileBIM

Bonjour, je m'appelle Sébastien Lucas, je suis le cofondateur de l'application Bricks, une application collaborative pour l'architecture et la construction, et cofondateur du groupe Agile Bim, dont vous pouvez voir des informations sur le site agilebim.org.

Qu'est ce qu'un standup meeting

Donc j'anime ce podcast sur l'agilité appliquée au domaine de la construction, et on va voir ce matin une pratique qui peut vous être utile. Qui est relativement simple à mettre en œuvre et qui a un impact fort par rapport à l'investissement nécessaire. Donc cette pratique s'appelle en anglais le daily meeting. En français, ce serait une réunion matinale. Et elle fait partie des cérémonies agiles, soit de la méthode Scrum, de la méthode Kanban, ou d'autres méthodes agiles. Elle a comme but principal de faire se synchroniser l'équipe projet au moins une fois par jour, ou peut-être un peu moins fréquemment, mais en tout cas à rythme régulier.

Le daily meeting ou standup meeting ce n'est pas une réunion. Vous avez peut-être l'habitude des réunions à n'en plus finir, d'une heure ou deux, où on est assis, et où finalement à la fin on a du mal à savoir quel était l'intérêt. Non là c'est une réunion courte, volontairement courte, et pour s'assurer qu'elle soit courte d'ailleurs, la ruse de ceux qui ont imaginé la méthode agile, c'est de dire qu'elle soit debout !

Donc finalement, il y a deux noms pour la désigner, le daily meeting, donc une réunion tous les matins, mais également un stand up meeting, c'est une réunion qui se fait debout. Pourquoi debout ? Car nous nous fatiguons rapidement quand on n'est pas assis, et du coup, ça permet d'écourter des discussions qui ne seraient pas utiles.

Qu'est ce qu'un standup peut apporter à votre projet

Donc qu'est-ce que peut vous apporter de mettre en place sur vos projets d'architecture et de construction, que ce soit en interne avec votre agence, si vous êtes architecte, avec votre bureau d'études, si vous êtes bureau d'études, ou autre, ou plus globalement au niveau de l'équipe entière, donc un daily au niveau de chaque entreprise, qu'est-ce que ça peut vous apporter ?

Le grand avantage du daily meeting, c'est de fixer, de donner une visibilité sur ce que font tous les intervenants d'un projet, de redonner un sens de l'objectif. Plus précisement de l'objectif que l'on recherche dans le cadre de l'itération en cours. On a pas encore évoqué ces notions-là, mais le grand principe de la méthode agile, c'est de travailler par itération, par cycle au bout duquel il y a un résultat client, un résultat pour les utilisateurs qui a du sens.

Pour arriver à ce résultat, il faut régulièrement redéfinir les objectifs et être sûr qu'on ne diverge pas. Parce que tout naturellement, c'est naturel de vouloir trop en faire, de vouloir faire quelque chose en avance, mais qui n'est pas prioritaire par rapport à l'objectif. Donc l'un des buts du daily meeting c'est de recadrer par rapport à ça. L'autre but, c'est d'avoir une vision globale sur l'état de l'avancement dans toute l'équipe, pas juste ses collègues juste à côté, mais ça peut être la personne qu'on voit en réunion une fois toutes les deux semaines, ou des gens qu'on voit moins fréquemment.

Et également d'identifier les points de blocage. Donc les points de blocage, c'est très important, parce qu'on perd beaucoup de temps là-dessus. Les équipes sont constituées de personnes différentes qui ont une expérience différente, donc forcément, elles ne sont pas forcément bloquées au même moment. Or, les choses étant ce qu'elles sont, on a du mal à avouer le fait qu'on est bloqué. On a passé un jour, deux jours à faire quelque chose, et finalement on n’a pas avancé parce qu'il y avait quelque chose qui bloquait.

Alors ça peut être un blocage technique, mais ça peut être aussi un blocage parce qu'il y a un élément extérieur, peut-être une personne de l'équipe qui doit rendre un document et qui nous empêche d'avancer. Mais cette personne-là n'est peut-être pas consciente de ce blocage. Mais du coup, elle ne met pas l'urgence là-dessus. Alors que si on fait un point régulier, que ces deux personnes sont présentes, elles peuvent se parler et elles peuvent dire : "Ah oui, effectivement, j'avais pas compris que ça, ça t'empêchait d'avancer". Donc je vais me mettre tout de suite là-dessus, ça me prend une demi-heure, et après toi tu seras débloqué." Voilà, l'idée, c'est vraiment d'échanger plus rapidement.

Les freins pour le mettre en oeuvre

Alors en parlant de ça dans le milieu de l'architecture, j'ai eu parfois cet écho que le daily meeting, il y ait eu plusieurs remarques, donc 1, c'était que le daily meeting, c'est dur à mettre en place. Parce que les gens ont des habitudes différentes, que c'est donc très régulier dans la journée, donc les gens ont peut-être l'impression d'être contraints dans leur emploi du temps. Donc déjà, pour rendre ça moins prégnant, une solution, c'est de demander l'avis aux personnes de l'équipe, donc qu'est-ce qu'ils préfèrent comme horaire. Parce que souvent, les tensions se cristallisent sur l'horaire. Est-ce que le daily meeting est le matin, donc à l'arrivée sur le lieu de travail, ou il est en milieu de journée, donc avant de déjeuner, ou après déjeuner ? Ou même en fin de journée pour faire le point sur ce qu'on a fait, et donc avoir les idées claires dans la soirée pour déjà préparer le lendemain. Donc voilà, ça c'est vraiment un choix suivant les équipes, aussi sur la fréquence, les méthodes agiles et l'approche agile, le Scrum, le Kanban recommandent que ce soit tous les jours, mais ça évidemment, c'est avec une équipe qui est à temps plein, souvent qui est dans les mêmes lieux, ce n'est pas toujours possible. Si on est à distance, ou qu'il y a du décalage horaire, ou qu'on n'est pas à temps plein sur les projets, évidemment, ça n'a pas forcément de sens d'être à temps plein, de faire une réunion tous les jours. Voilà, donc ça, vraiment, c'est l'équipe qui doit s'organiser.

Mais le point à retenir, c'est une réunion courte de 15 minutes, qui fait le point sur l'état d'avancement des sujets, qui permet d'identifier les blocages, qui permet également de recadrer les objectifs, donc éventuellement de déprioriser des tâches qui ne seraient pas si importantes pour atteindre l'objectif de l'itération en cours, ou au contraire de reprioriser et de mettre le paquet, peut-être même à réorganiser les équipes pour que les personnes travaillent à plusieurs pour terminer les points les plus importants ou les points bloquants, et voilà. Donc ça c'est le grand principe.

Après, en pratique. Donc comment s'organise un daily meeting en pratique ? C'est une réunion debout, donc ça on a déjà vu, c'est une réunion courte, donc quand on est dans un projet où les personnes sont sur le même espace, donc ça c'est le cas le plus simple, l'idée, ce qui est bien, c'est de prévoir un espace du local, des bureaux pour se regrouper, notamment pour cette cérémonie-là, ce type de réunions. Et idéalement, on pourrait avoir un tableau, un tableau qui affiche la liste des tâches dans l'itération en cours. Donc ce type de tableau s'appelle un tableau Kanban. Donc c'est un tableau qui est composé de colonnes, donc chaque colonne c'est une étape du flux de travail, et chaque personne de l'équipe met à jour ce tableau. Donc ça peut être un tableau physique, mais ça peut également être un tableau en ligne. Donc il y a pas mal d'applications qui permettent de faire ça et de se synchroniser à distance. C'est d'autant plus important si on n'est pas dans le même lieu, auquel cas ça sert un peu de référence, donc on a en fait deux outils, donc un outil qui liste l'avancement des tâches et un outil qui permet de communiquer en vidéo, donc Hangouts ou Skype.

Comment organiser un daily meeting réussi

Après, dans cette réunion, les personnes doivent être concentrées, parce qu'elle ne dure pas longtemps, donc c'est pas un effort de concentration énorme. Mais même, c'est difficile de nos jours de recentrer les gens, que personne n'utilise son téléphone, que les personnes ne se coupent pas la parole. Après, sur le format, donc chacun parle les uns après les autres, pour dire ce qu'il a fait la veille, pour dire ce qu'il fera aujourd'hui, et s'il a un point de blocage.

S'il y a une discussion qui prend un peu de l'ampleur, il faut l'interrompre. Le but, ce n'est pas de faire un reporting, ou d'expliquer en détail ce qu'on a fait ou en détail ce qu'on fera. Surtout que le daily meeting, en fait, met en commun des gens qui ont des formations différentes, et du coup qui ne peuvent pas rentrer dans la technique. Mais également pour aller vite. Parce que le but ce n'est pas de comprendre exactement ce qu'a fait l'autre, mais de situer grosso modo le travail de l'autre dans le développement global de l'équipe.

S'il y a tout de même une discussion, un point de blocage qui demande plus d'approfondissement, au lieu de le prolonger dans le daily meeting, ce qui risquerait de rendre la réunion ennuyeuse pour les autres, le mieux, en fait, c'est de dire "bon écoutez, c'est un point à discuter entre vous, parce que là on rentre trop dans le détail, vous pourrez le faire après le daily meeting", et voilà, pour éviter que les dailys se transforment en session de débat.

Après, sur le ton, il y a un problème souvent récurrent, qui est lié à l'organisation verticale, hiérarchique qu'on a généralement dans les entreprises, c'est que le daily soit interprété comme du reporting, c'est-à-dire d'expliquer ce qu'on a fait avec des tableaux, avec des chiffres, avec des feuilles d'heures. L'idée, ce n'est vraiment pas du tout ça. L'idée, c'est que l'équipe, c'est-à-dire ceux qui font, donc pas ceux qui managent, ou pas ceux qui sont hiérarchiquement supérieurs, expliquent ce qu'ils font.

Après on peut faire intervenir tout le monde, et je trouve que c'est intéressant, parce que ça donne du sens au travail des managers aussi. Des fois on a l'impression, non pas qu'ils ne font rien, mais que leur travail est beaucoup moins concret que celui de ceux qui ont vraiment les mains dans le cambouis. Donc on peut faire parler tout le monde. Mais l'idée à la base, c'est quand même de faire parler l'équipe pour qu'elle se synchronise, pour qu'elle trouve l'occasion de parler.

Après vous allez me dire "mais oui, mais moi je parle déjà avec mes collègues, on est tout le temps en synchronisation, c'est pas quelque chose d'utile". C'est vrai. C'est vrai, mais il faut se méfier un peu de ça, car c'est souvent, quand on est concentré, par exemple, mettons, en architecture, il y a beaucoup de charrettes, des fois. On est vraiment sur des phases où on a le nez dans le guidon comme on dit, on est concentré, et du coup, on pense un peu moins à parler, et du coup on peut perdre du temps bêtement.

Je prends un exemple, j'arrive le matin, on est en période de charrette, je me mets vraiment à la tâche en cours, et pendant 2 heures, je ne fais que ça, 2, 3 heures. Et à la fin, après la pause déjeuner, souvent c'est à ces périodes-là qu'on se parle, je parle à mon collègue, et il me dit "pourquoi t'as fait ça, c'était pas utile, je l'ai déjà fait, et en fait le client il le demande même pas", voilà, par exemple ça, ce sont des choses qui peuvent arriver.

Il faut idéalement pratiquer le daily meeting sur un rituel régulier, même pendant les périodes de charrette. C'est en effet dans ces périodes où il faut se resynchroniser fréquemment, pour vraiment être stratégique sur le temps dépensé. Donc ça peut éviter de perdre ce temps-là, et ça permet aussi d'avoir une discussion globale, pas juste entre deux collègues, mais avec toute l'équipe.

Conclusion

Voilà, donc je pense qu'on a fait un peu le tour de "qu'est-ce qu'un daily meeting", ou réunion matinale de synchronisation, qu'on trouve dans plusieurs méthodes agiles, j'espère que ça vous a donné envie de l'utiliser sur vos projets d'architecture ou de construction.

N'hésitez pas à nous en faire part si vous avez mis en place cette stratégie. On est vraiment intéressés pour avoir des retours sur l'apport que ça vous a amené.

Je vous donne rendez-vous pour les prochain épisode du podcast d'Agile Bim, le podcast pour découvrir la méthode agile appliquée à un domaine nouveau, qui est l'architecture et la construction.

Je vous remercie, à bientôt, au revoir !